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Molti contratti di check-in sono un PDF con un OTP stampato sopra. Cosa cambia con una firma elettronica eIDAS, perché conta in un chargeback e se fai da sostituto d’imposta, e come verificare i contratti che hai oggi.
Carlo Di Palmafondatore di Ospinly, property manager7 min di lettura
Quasi tutti i servizi di check-in ti dicono che l’ospite «firma il contratto». Vale la pena chiedersi cosa succede davvero in quel momento, perché la differenza tra una firma elettronica e un codice stampato su un PDF si vede solo quando serve: in un chargeback, in una contestazione, in un controllo.
Nel caso più comune, l’ospite riceve un codice via SMS o email, lo inserisce, e il sistema genera un PDF con scritto «firmato da Giulia Ferri, codice 482913». Nessuna firma elettronica è stata apposta: il documento non è sigillato, non contiene un certificato, nessun software di verifica lo riconosce. È un foglio con un numero sopra, che chiunque abbia accesso al sistema avrebbe potuto produrre.
Finché l’ospite è contento, non cambia niente. Quando non lo è, hai in mano un PDF.
eIDAS è il regolamento europeo 910/2014 che definisce le firme elettroniche e il loro valore legale in tutta l’Unione. Una firma elettronica eIDAS non è un’immagine o un codice: è un’operazione crittografica fatta da un provider di firma, che sigilla il documento, registra chi ha firmato e come si è autenticato, e lascia una traccia verificabile da chiunque con un software di verifica. Se il PDF viene modificato dopo, la verifica fallisce.
In Ospinly il contratto si genera dal tuo modello con i dati della prenotazione. L’ospite carica documento e selfie, legge il contratto fino in fondo e lo firma con un codice monouso ricevuto via email, dentro una sessione di firma gestita da un provider eIDAS. Il PDF firmato resta sulla prenotazione, insieme al documento e al selfie di chi ha firmato. Da quel momento i dati dell’ospite principale non si possono più modificare.
Quando un ospite contesta un pagamento con la sua banca, Visa o Mastercard chiedono a te le prove: che il servizio esisteva, che era stato accettato, che chi ha pagato è chi ha soggiornato. Un contratto con firma eIDAS, legato al documento e al selfie dell’ospite, con le condizioni che ha letto e accettato, è una prova. Un PDF con un codice stampato sopra, o nessun contratto, non lo è. Nessuna prova garantisce di vincere una contestazione, ma a parità di tutto il resto un documento firmato e verificabile pesa molto di più di uno che chiunque poteva produrre.
Per lo stesso motivo in Ospinly ogni pagamento passa da 3D Secure: la banca dell’ospite lo autentica, e la responsabilità delle frodi del tipo «non sono stato io» resta a lei. Il contratto copre l’altra metà delle contestazioni, quella del «non era come descritto».
Se incassi tu i canoni per conto di proprietari privati, sei sostituto d’imposta: trattieni la cedolare secca del 21% e la versi. In un controllo, quello che ti chiedono è coerenza: un contratto per ogni soggiorno, con le parti giuste e l’importo giusto, che corrisponda alla fattura e all’incasso. Un contratto firmato e generato dai dati della prenotazione tiene tutto allineato da solo. Un modello compilato a mano, o un PDF senza firma, no.
Il contratto è tuo: carichi i tuoi modelli, con le tue clausole su cauzione, danni, orari, regole della casa, penali. Ospinly li compila con i dati della prenotazione e dell’ospite e fa firmare quello. Puoi avere modelli diversi per proprietari diversi, per la locazione turistica o per altri regimi.
Non devi crederci sulla parola. Prendi un contratto «firmato» dal sistema che usi adesso e caricalo su verificafirma.it, o su uno dei software di verifica elencati da AgID. Se il risultato è che nel documento non c’è nessuna firma, sai cosa hai in mano. Poi caricane uno firmato con Ospinly.
Se vuoi vedere come funziona la firma sui tuoi modelli, chiedici una demo.